Một phòng ban thương mại điện tử (e-commerce) cơ bản trong một doanh nghiệp thường được xây dựng để đảm bảo hoạt động kinh doanh trực tuyến diễn ra hiệu quả, từ việc quản lý nền tảng bán hàng, quảng bá sản phẩm, đến chăm sóc khách hàng và xử lý đơn hàng. Dưới đây là danh sách các vị trí phổ biến trong một phòng ban e-commerce cơ bản, tên gọi chi tiết và mô tả khối lượng công việc của từng vị trí:
1. Quản lý Thương mại Điện tử (E-commerce Manager)
Tên gọi chi tiết: Trưởng phòng Thương mại Điện tử hoặc Quản lý Kinh doanh Online.
Khối lượng công việc:
– Lập kế hoạch và triển khai chiến lược kinh doanh trực tuyến để đạt mục tiêu doanh thu.
– Quản lý toàn bộ hoạt động của phòng ban e-commerce, bao gồm đội ngũ nhân sự và ngân sách.
– Phân tích dữ liệu bán hàng, xu hướng thị trường để tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.
– Phối hợp với các phòng ban khác (Marketing, IT, Logistics) để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru.
– Theo dõi và báo cáo hiệu quả hoạt động e-commerce lên ban lãnh đạo.
2. Chuyên viên Quản lý Nền tảng (Platform Specialist / Marketplace Manager). Tên gọi khác của một số doanh nghiệp có thể là Admin channel
Tên gọi chi tiết: Nhân viên Quản lý Gian hàng Online hoặc Chuyên viên Marketplace.
Khối lượng công việc:
– Quản lý và tối ưu hóa các gian hàng trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki, Amazon, v.v.
– Đăng tải, cập nhật thông tin sản phẩm (hình ảnh, mô tả, giá cả) lên website hoặc sàn TMĐT.
– Theo dõi chương trình khuyến mãi của sàn, đăng ký tham gia để tăng doanh số.
– Đảm bảo thông tin sản phẩm hiển thị chính xác, hấp dẫn và tuân thủ quy định của từng nền tảng.
– Xử lý các vấn đề kỹ thuật nhỏ liên quan đến gian hàng (liên hệ hỗ trợ từ sàn nếu cần).
3. Chuyên viên Digital marketing (Digital Marketing Specialist)/ Media performance.
Tên gọi chi tiết: Nhân viên Quảng cáo Trực tuyến hoặc Chuyên viên Digital Ads.
Khối lượng công việc:
– Lên kế hoạch và triển khai các chiến dịch quảng cáo trên Google Ads, Facebook Ads, TikTok Ads, v.v.
– Tối ưu hóa SEO cho website TMĐT của doanh nghiệp để tăng lưu lượng truy cập tự nhiên.
– Quản lý nội dung trên mạng xã hội (social media) để quảng bá sản phẩm và thương hiệu.
– Phân tích hiệu quả chiến dịch quảng cáo (CTR, CPA, ROI) và điều chỉnh ngân sách phù hợp.
– Hợp tác với đội ngũ sáng tạo nội dung (content team) để sản xuất hình ảnh, video quảng cáo.
4. Nhân viên Chăm sóc Khách hàng Online (Online Customer Service Representative)
Tên gọi chi tiết: Nhân viên Hỗ trợ Khách hàng Trực tuyến.
Khối lượng công việc:
– Trả lời tin nhắn, bình luận của khách hàng trên website, sàn TMĐT và mạng xã hội.
– Tư vấn sản phẩm, giải đáp thắc mắc và xử lý khiếu nại của khách hàng qua chat, email hoặc điện thoại.
– Hỗ trợ khách hàng trong việc đặt hàng, kiểm tra trạng thái đơn hàng và đổi trả sản phẩm.
– Ghi nhận phản hồi của khách hàng để báo cáo lên quản lý nhằm cải thiện dịch vụ.
– Phối hợp với bộ phận kho vận để đảm bảo đơn hàng được giao đúng tiến độ.
5. Chuyên viên Quản lý Đơn hàng (Order Management Specialist)
Tên gọi chi tiết: Nhân viên Xử lý Đơn hàng Online.
Khối lượng công việc:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ website hoặc sàn TMĐT, đảm bảo thông tin chính xác.
Phối hợp với kho hàng để kiểm tra tồn kho và đóng gói sản phẩm.
Theo dõi trạng thái vận chuyển, cập nhật thông tin giao hàng cho khách hàng.
Xử lý các vấn đề phát sinh như đơn hàng bị hủy, giao sai hoặc thất lạc.
6. Chuyên viên Nội dung (Content Specialist)
Tên gọi chi tiết: Nhân viên Sáng tạo Nội dung TMĐT.
Khối lượng công việc:
Viết mô tả sản phẩm chi tiết, hấp dẫn và tối ưu từ khóa (SEO-friendly).
Sản xuất nội dung cho website, blog, hoặc bài đăng mạng xã hội để quảng bá sản phẩm.
Chụp ảnh, chỉnh sửa hình ảnh sản phẩm hoặc phối hợp với đội ngũ thiết kế để tạo banner, video.
Nghiên cứu xu hướng nội dung để giữ sản phẩm nổi bật trên thị trường trực tuyến.
Đảm bảo nội dung nhất quán với chiến lược thương hiệu của doanh nghiệp.
7. Chuyên viên Phân tích Dữ liệu (Data Analyst for E-commerce)
Tên gọi chi tiết: Nhân viên Phân tích Hiệu suất Kinh doanh Online.
Khối lượng công việc:
– Thu thập và phân tích dữ liệu bán hàng từ các nền tảng (doanh số, tỷ lệ chuyển đổi, hành vi khách hàng).
– Đánh giá hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và chương trình khuyến mãi.
– Đưa ra đề xuất cải thiện dựa trên xu hướng mua sắm và số liệu thực tế.
– Lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng) về hiệu suất kinh doanh trực tuyến.
– Hỗ trợ quản lý trong việc dự đoán nhu cầu thị trường và tối ưu hóa chiến lược.
Lưu ý về cơ cấu và quy mô:
– Doanh nghiệp nhỏ: Có thể gộp một số vị trí lại (ví dụ: Marketing Số kiêm Nội dung, hoặc Quản lý Đơn hàng kiêm Chăm sóc Khách hàng) để tiết kiệm nhân sự.
– Doanh nghiệp lớn: Có thể bổ sung thêm các vị trí như Chuyên viên Thiết kế Đồ họa (Graphic Designer), Chuyên viên CNTT (IT Specialist) để hỗ trợ kỹ thuật website, hoặc Nhân viên Kho vận (Logistics Coordinator) để tối ưu quy trình giao hàng.
Một phòng ban e-commerce cơ bản thường cần ít nhất 5-7 nhân sự để vận hành hiệu quả, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và khối lượng công việc. Các vị trí trên đảm bảo phủ kín các khâu từ quảng bá, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến phân tích hiệu quả, tạo thành một hệ sinh thái hoàn chỉnh cho hoạt động kinh doanh trực tuyến.